چگونه یک نامه و ایمیل به انگلیسی بنویسیم؟

چگونه یک نامه و ایمیل به انگلیسی بنویسیم؟

چگونه یک نامه و ایمیل به انگلیسی بنویسیم؟

راهنمایی برای افرادی که به تازگی شروع به یادگیری زبان انگلیسی کرده اند.

زمانی که شما در حال فراگیری زبان هستید احتمالا نگران یادگیری اصول اولیه ی آن مانند یادگیری لغات و گرامر جدید و تلاش برای کسب مهارت در بازگردانی جملات  به زبان جدیدخواهید بود. همچنین اگردر حال آماده شدن برای تحصیل در مدارس یا دانشگاه های انگلیسی زبان هستید به استفاده از انگلیسی در متون علمی فکر خواهید کرد. ولی یکی از جنبه های یادگیری زبان انگلیسی که احتمالا تاکنون به آن فکر نکرده اید چگونگی مکاتبه در نوشته های رسمی مانند نامه هاست. اگر در حال آمادگی برای اخذ پذیرش در مدارس یا دانشگاه های انگلستان هستید مطمئنا به این مهارت نیاز خواهید داشت. بنابراین ما تصمیم گرفتیم تا این راهنمای آسان را درباره ی چگونگی نوشتن نامه و ایمیل  به زبان انگلیسی در اختیار شما قرار دهیم.حتی اگر شما یک انگلیسی زبان باشید کسب این مهارت به منظور اخذ پذیرش دانشگاهی و زندگی پس از دوران دانشجویی  برایتان الزامی است. به ویژه زمانی که شما نیازمند نوشتن نامه های توضیحی از قبیل درخواست های شغلی , نامه های بانکی, ایمیل های  ویژ ه ی دپارتمان خدمات مشتری شرکت ها و سایر امور مشابه باشید. بنابراین اگر کاملا مطمئن نیستید  که چگونه نوشتن یک نامه یا ایمیل رسمی را شروع کنید,  به توصیه های موجود در این مقاله توجه کنید و به زودی شاهد مکاتبات نوشتاری حرفه ای از خود خواهید شد.

چگونه یک نامه و ایمیل حرفه ای بنویسیم؟
چگونه یک نامه و ایمیل حرفه ای بنویسیم؟

اصول درست نامه نوشتن:

زمانی که صحبت از نوشتن یک نامه ی رسمی می شود, روش های درست و غلط بسیاری برای شروع به میان می آید. به منظور نشان دادن روش درست نوشتن یک نامه ی رسمی بیاید شرایطی مشابه را در نظر بگیریم و وانمود کنیم که در حال نوشتن  یک نامه به دانشگاهی که موفق به اخذ پذیرش از آن شده اید هستید و  از آن درباره ی احتمال موکول کردن دروس خود به سال آینده پرسش به عمل می آورید. ما در زیر این نامه را به صورت کامل نوشته ایم به طوری که میتوانید با خواندن نکات  زیر به آن مراجعه کنید.

  • آدرس فرستنده: اولین چیزی که می بایست بنویسد آدرس خودتان است که در بالای گوشه ی سمت راست نامه نوشته میشود.
  • تاریخ: تاریخ نامه را زیر آدرس بنویسید. توجه کنید که ما در مثال موجود چگونه تاریخ را نوشته ایم,به خاطر داشته باشید که بین قسمت زیری آدرس فرستنده و تاریخ فاصله بگذارید.
  • آدرس گیرنده: قدم بعدی نوشتن آدرس گیرنده است که درست در سمت چپ نامه و زیر آدرس فرستنده وتاریخ قرار میگیرد.
  • عبارات درود آمیز: در قسمت بعدی در این باره با جزئیات بیشتری توضیح خواهیم داد. برای اهدافی از این قبیل شخص گیرنده را با استفاده از عباراتی مانند”  و اسم فامیل” مورد خطاب قرا میدهیم.
  • عنوان موضوعی: این بخش تقریبا کمی شبیه به یک ایمیل است, نامه ی های رسمی نیز یک خلاصه ی یک خطی دارند که بعد از قسمت عبارات درود آمیز قرار می گیرد به  گونه ای که محتوای نامه را تنها در یک خط خلاصه میکند.
  • متن اصلی: این بخش اصلی ترین قسمت نامه است به خاطر داشته باشید که برای اشاره به شروع یک پاراگراف جدید فاصله بگذارید و جملات را دقیق و به درستی بنویسید. مطمئن شوید  آنچه را که میخواهد شخص گیرنده در جواب نامه ی شما انجام دهد کاملا مشخص و واضح است. ما در مثال موجود  درخطی جداگانه از شخص گیرنده   مستقیما یک سوال پرسیده ایم تا مطمئن شویم  به خوبی متوجه ی منظور ما شده  است.
  • پایان : ما در قسمت های بعدی این مقاله راهنمایی های بیشتری در خصوص نحوه ی به پایان رساندن یک نامه در اختیارتان قرار خواهیم داد. در مثال موجود به دلایلی که بعدا خواهیم گفت از عبارت ” با تقدیم احترام” یا ” Yours sincerely” استفاده کرده ایم.
  • امضا: ما در این قسمت یک فضای خالی میگذاریم تا شما بتوانید امضای خود را پس از چاپ و آماده شدن نامه برای ارسال بزنید.
  • نوشتن نام: زیر امضا نام و نام خانوادگی شما به صورت کامل قرار میگیرد.

مثالی از یک نامه ی رسمی:

همیشه به خاطر داشته باشید که  در یک نامه ی رسمی به جای استفاده از “Hello” و سایر واژگان احوال پرسی غیر رسمی از  واژه ی”Dear”استفاده کنید. چناچه قصد دارید نامه ی شما خیلی رسمی باشید بهتر است از اسامی کوچک اجتناب کنید, اما انجام این کار میتواند در شرایط خاص قابل قبول باشد برای مثال  زمانی که برای شخصی  نامه مینویسید که قبلا او را ملاقات کرده اید و شما را تشویق کرده تا او را با اسم کوچک مورد خطاب قرار دهید . در خصوص “عبارا ت درود آمیز” رسمی تر گزینه های زیر پیش روی شماست.

  • Sir/Madam: زمانی که نمیدانید چه کسی را در نامه ی خود مورد خطاب قرار میدهید, آن را با عباراتی مانند “Dear sir/Madam”شروع کنید. برای نمونه زمانی که در حال نوشتن یک نامه  برای بخش پذیرش یک دانشگاه دولتی هستید و نمیدانید که دقیقا چه کسی مسئول پاسخگویی به پرسش شما خواهد بود.
  • Mr/Mrs/Dr etc

زمانی که  دقیقا میدانید برای چه کسی نامه مینویسید او را با استفاده از اسم فامیل و عناوین بالا مورد خطاب قرار دهید. برای  مثال برای آقایان میتوان از Mr. Smith استفاده کرد ( مگر اینکه بدانید این شخص عنوان دیگری مانند Dr. or Capitan Smith دارد).و برای خانم ها “Ms Smith” (در صورتی که بدون شک بدانید این شخص عنوان دیگری دارد ویا ترجیح میدهد از خانم یا دوشیزه استفاده کند.)

  • پایان دادن یک نامه: راه های مختلفی به منظور پایان دادن یک نامه ی رسمی وجود دارد مانند:
  • ارادتمند, Yours Faithfully: این عبارت زمانی استفاده میشود که شما نامه ی خود را با “آقا یا خانم عزیز” شروع کنید.
  • با تقدیم احترام Yours Sincerely,: این عبارت زمانی استفاده می شود که شما شخص مشخصی را در نامه ی خود مورد خطاب قرار میدهید.
  • ارادتمند شما Yours Truly,: این عبارت میتواند زمانی استفاده شود که شما شخص مورد نظر خود را تا حدودی می شناسید, استفاده از این عبارت در آمریکا مرسوم تر است. تمامی این عبارات میبایست مانند مثال های بالا یک کاما در انتها داشته باشند.

آموزش گرامر زبان انگلیسی فقط در 30 روز

ایمیل

به طور کلی ایمیل در مقایسه با نامه غیر رسمی تر در نظر گرفته میشود.اما این به این معنا نیست که شما میتوانید به هنگام مکاتبه با یک شخص مهم  مانند مسئول پذیرش دانشگاه (که در صورت عدم توانایی شما در مکاتبه ی حرفه ای مورد تاثیر قرار خواهد گرفت) از عبارات بسیار خودمانی یا عامیانه استفاده کنید.حتی اگر این شرایط غیر رسمی ترهم باشد شما میبایست همچنان مودب و حرفه ای باقی بمانید. مجبور نیستید که حتما ایمیل خود را مانند نامه ی موجود در مثال بالا بنویسید زیرا  ایمیل در مقایسه با نامه نکات  بسیار متفاوت دیگری دارد.

  • آدرس ایمیلی که استفاده میکنید.

برای اهدافی از جمله نوشتن ایمیل به اشخاص مهم  مانند مسئولین دانشگاه یا کارفرمایان معتبر بهترین راه داشتن یک آدرس ایمیل حرفه ای است. بهتر است از درگاه های ایمیلی رایگان و کم کیفیت مانند Hotmail و Yahoo  اجتناب کنید.( با این وجود Gmail قابل قبول تر است). به خاطر داشته باشید که با داشتن آدرس ایمیل های بچه گانه با عناوین احمقانه ای مانند shopgirl1990 که سال ها پیش آن ها را ساخته اید تاثیر خوبی روی شخص گیرنده نخواهید گذاشت.به عنوان یک قانون کلی  نام کوچک, نام فامیل, درگاه ایمیل.comفرمتی مناسب برای ایمیل آدرس شماست.

  • Field to/from
  • معادل آدرس گیرنده و نویسنده در نامه همان Field to/from در ایمیل می باشد. ممکن است این موضوع چندان مهم نباشد اما نکاتی وجود دارد که میبایست آن ها را نیز در نظر گرفت. مطمئن شوید که Field   fromبه درستی پر شده است , این قسمت میتواند شامل اسم کوچک و اسم فامیل شما باشد که به درستی  و با حرف بزرگ بدون هیچ علامت اضافه ای مانند قلب یا علامت تعجب نوشته میشود.
  • اگر میخواهید تنها به یک نفر ایمیل بزنید آدرس گیرنده را در Field to  قرار دهید.
  • چنانچه افراد دیگری وجود دارند که فکر میکنید احتمال دارد ایمیل شما را برای کسب اطلاعات بیشتر ببینند ولی شما مستقیما آن ها را در ایمیل خود مورد خطاب قرار نمیدهید, ایمیل خود را در Field “cc” قرار دهید که مخفف عبارت “carbon copy”  است به این معنا که افراد دیگری ایمیل شما را خواهند دید با این تفاوت که میدانند ایمیل  مورد نظر مستقیما آن ها را مورد خطاب قرار نداده است,  به خاطر داسته باشید که تنها در صورتی که شخص مورد نظر شما نیاز واقعی به دیدن مکاتبات شما دارد این کار را انجام دهید.
  • اگر به طور همزمان برای چندین نفر ایمیل مینویسید بهتر است آدرس ایمیل همه را در Field   Toقرار ندهید, در این مورد می بایست آدرس ایمیل خود را در Field  To و آدرس ایمیل گیرنده ها ی خود را د ر  “BCC Field”  قرار دهید , این عبارت مخفف “Blind Carbon Copy” است و به این معناست که چندین نفر این ایمیل را خواهند دید اما نمیدانند که این ایمیل به چه افراد دیگری فرستاده شده است.
  • عبارت موضوعی: سعی کنید در این قسمت یک جمله ی توصیفی بنویسید که محتوای کلی ایمیل شما را در یک خط خلاصه کند, هم چنین بهتر است از طولانی کردن این جمله خودداری کنید. اگر شما در حال نوشتن یک ایمیل در خصوص سوالی که در نامه ی قبلی مطرح شد هستید, عبارت موضوعی شما” اجازه ی موکول دروس” می باشد . یک عبارت موضوعی توصیفی به افراد کمک میکند تا ایمیل شما را از میان هزارن ایمیل دیگر به راحتی پیدا کنند و به شما این اطمینان را میدهد که گیرنده ی مورد نظر شما برای خواندن ایمیل مورد نظر اذیت نمیشود.این نکته رافراموش نکنید که افراد روزانه صدها ایمیل دریافت میکنند بنابراین ممکن است ایمیل شما با داشتن یک عبارت موضوعی کلی مانند”درخواست” به راحتی در جعبه ی دریافت شخص گیرنده گم شود. کلمه ی دیگری که میبایست در کاربرد آن احتیاط کرد urgent” به معنای ضروری ” است, تنها در صورتی میتوانید از این کلمه استفاده کنید که  شرایط اضطرای باشد ( برای مثال در شرایطی که اگر فورا به یک ایمیل پاسخ ندهید ممکن است مهلت انجام کاری را از دست بدهید.)ضروی جلوه دادن ایمیل تنها باعث اذیت گیرنده  ی شما  میشود به خصوص زمانی که  درخواست های بسیار زیادی به صورت همزمان داشته باشد. به همین دلیل اگر درگاه ایمیل مورد نظر شما دکمه ی اختصاصی مخصوص کلمه ی” ضروری” دارد , از ضروری جلوه دادن ایمیل خود بپرهیزید.
  • عبارات درود آمیز در ایمیل

معمولا در مقایسه با نامه ها  سلام و احوال پرسی ها ی ایمیلی ساده تر هستند, اما چنانچه میخواهید ایمیل شما رسمی تر باشد بهتر است آن را با عباراتی مانند “Dear Mr. Smith” شروع کنید.

  • اگر برای یک شخص شناخته شده یا آدرس ایمیل عمومی مانند admissions@pretendUnuversity.com ایمیل مینویسید بهتر است از عبارت ” آقا یا خانم عزیز” استفاده کنید.
  • اگر قبلا فردی را ملاقات کرده اید که در ایمیل ها ی قبلی خود شما را با اسم کوچکتان مورد خطاب قرار داده است, شما نیز میتوانید متقابلا همین کار را انجام دهید. در چنین شرایطی استفاده از روش های احوال پرسی کمی غیر رسمی تر مانند hi , hello نیز قابل قبول است.
  • بسته به این که دیگران چگونه شما را مورد خطاب قرار میدهند ; اگر ایمیل آن ها باdear شروع شد شما نیز میتوانید ایمیل خود را با dear شروع کنید , اگر با hi  شروع شد شما نیز مجاز به استفاده از hi  میباشید.  همچنین استفاده از Good morning, Good afternoon  یک روش احوال پرسی دیگر است که هم به نوعی رسمی و هم غیر رسمی است, این روش احتمالا کمی دوستانه تر و شخصی تر ا ز dear  میباشد.بنابراین اگر سبک نوشتنی شما خیلی غیر رسمی نیست استفاده از این روش احوا ل پرسی در ایمیل قابل قبول است.
  • به پایان رساندن یک ایمیل

با در نظرگرفتن این نکته که ایمیل در مقایسه با نامه غیر رسمی تر است ,ممکن است استفاده ازیک عبارت پایانی خیلی رسمی  در ایمیل مانند Yours Sincerely کمی عجیب به نظر برسد. چنانچه شما ایمیل خود را مانند یک نامه ی رسمی شروع میکنید میتوانید از این روش استفاده کنید, اما اگر یکی از روش های غیر رسمی موجود را انتخاب کرده اید گزینه های بسیاری به منظوربه پایان رساندن ایمیل  شما وجود دارد: برخی از رایج ترین این عبارات شامل:

Best wishes, kind Regards, Best Regards, All the Best, Thanks, Thanks in advance, Many Thanks می باشند.

3 عبارت آخر زمانی استفاده میشوند که شما از گیرنده ی خود چیزی تقاضا کرده اید یا سوالی پرسیده اید, با این وجود مطمئن شوید که در انتهای هرعبارت مانند مثال بالا ازکاما استفاده کنید. اگر یک امضای ایمیلی استاندارد دارید که  به صورت اتوماتیک در انتهای ایمیل شما قرار میگیرد مطمئن شوید که محتوای آن کاملا مناسب شخص گیرنده است. جک, تصاویر خنده دار, و مواردی از این قبیل مناسب ایمیل های غیر رسمی نمی باشند.

 

  • سایر ترفندهای رسمی نوشتن

در مکاتبات رسمی شاخص های کلی دیگری وجود دارند که به شما این اطمینان را میدهند تا  تصویر حرفه ای خود را برای  مورد تاثیر قرار گرفتن توسط گیرنده  حفظ کنید.

  • هرگز از عبارات عامیانه استفاده نکنید: در مکاتبات رسمی از عبارات عامیانه و محاوره ای دوری کنید. لازم به ذکر است که هیچ گاه در نوشته های خود قسم نخورید.
  • حاشیه نروید: اگر انتظار دارید نوشته ی شما به طور تمام و کمال خوانده شود مطلب مورد نظر خود را به واضح ترین و دقیق ترین حالت ممکن بیان کنید و سعی کنید که مکاتبه ی خود را مختصر و کوتاه نگه دارید.
  • همیشه نوشته ی مورد نظر خود را تصحیح کنید: املا و گرامر صحیح مسلما گزینه های الزامی هستند , بنابراین قبل از فرستادن نوشته ی مورد نظر خود همیشه آن را چک کنید( چک کردن املای لغات اولین قدم است , سعی کنید چندین مرتبه نوشته ی خود را بخوانید تا اگر اشتباهی از قلم افتاده آن را اصلاح کنید.) هر گونه خطای موجود تصویر حرفه ای شما را کاملا از بین خواهد برد. از ضمیمه های غیر ضروری , احساسات  وسایر موارد نامربوط در ایمیل های خود اجتناب کنید.
  • بدون شک در آینده موقعیتی برای نوشتن یک نامه ی رسمی  برای شما به وجود خواهد آمد , حال آنکه نوشتن ایمیل تبدیل  به یک رویداد روزانه برای همه ی افراد شده است. به کارگیری ترفند ها ی موجود در این مقاله به شما این اطمینان را می دهد تا در مکاتبات نوشتاری خود تصویری حرفه ای از خود در ذهن دیگران به جای بگذارید و ازاین طریق بتوانید در آینده د رجایگاه حقیقی خود قرار بگیرید.

 

تابلو اعلان تخفیف پکیج شش ماهه ی آموزش زبان انگلیسی

بدون رفتن به کلاس زبان انگلیسی ، انگلیسی تجارت را یاد بگیرید.
بدون رفتن به کلاس زبان انگلیسی ، انگلیسی تجارت را یاد بگیرید.
کانال تلگرام سرزمین زبان :
کانال تلگرام آموزش زبان انگلیسی
آموزش زبان انگلیسی در تلگرام

از ساعت تماس از 10 صبح تا 6 عصر

شماره های تماس با تیم مشاوره ای سرزمین زبان :

09121035797

02144008685

سرزمین زبان ، سرزمینی به وسعت ایران

ما در سرزمین زبان به یادگیری شما جهت می دهیم

موسسه فرهنگی و آموزشی سرزمین زبان مهرنو با شماره ثبت ٢٢۴۶۵

جهت مشاوره رایگان از طرف سرزمین زبان فرم زیر را پر کنید.

 

 

مطالب مرتبط

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

 دانلود رایگان هفته سرزمین زبان

نکات ضروری گرامر زبان انگلیسی

برای دانلود فرم زیر را تکمیل کنید
دانلود جزوه
close-link