پنج گام برای نوشتن نامه های تاثیر گذار تجاری

پنج گام برای نوشتن نامه های تاثیر گذار تجاری

پنج گام برای نوشتن نامه های تاثیر گذار تجاری

در این مقاله می خواهیم در مورد پنج گام برای نوشتن نامه های تاثیر گذار تجاری صحبتی با شما زبان آموزان سرزمین زبان داشته باشیم.

شاید این عبارت را شنیده باشید.”وقت طلاست”

این ممکن است همیشه درست نباشد.اما تاکید کننده این مورد است که چقدر زمان در تجارتتان باارزش است.

پنج گام برای نوشتن نامه های تاثیر گذار تجاری
نحوه ی نوشتن نامه های تجاری

ارتباطات بخش مهمی از کسب و کارتان است.و این مستلزم آن است که شما بتوانید به انگلیسی بنویسید.

مترجمان:

ابراهیم خلیل مهرنو موسس سرزمین زبان

 سرکار خانم فاطمه جلالی کارشناس زبان و ادبیات انگلیسی

بنابرین شما نیازمند این هستید که از زمانتان هنگامی که برای تجارت و کسب و کارتان می نویسید به طور موثری استفاده کنید.

ارتباط موثر تا حدودی درباره انتخاب مسیر درست( روش برقراری ارتباط) می باشد.

به عنوان مثال،بهتر است جلسه ای ترتیب دهید و با کسی به طور مستقیم صحبت کنید. برای آن ها ایمیل یا یک پیام متنی   بفرستید.

به منظور استفاده موثر از زمانتان، شما نیاز دارید درباره مسائل زیادی قبل از نوشتن، درحال نوشتن و بعد از نوشتن فکر کنید.

زمان شما متشکل از زمان مشتری و زمان همکارتان است.

پنج گام زیر به شما کمک می کند که از زمان تان هنگامی که در حال نوشتن هستید به بهترین نحو ممکن استفاده کنید.

با انجام مراحل زیر، به طور حتم مهارت نوشتن تان به طور موثری بهبود خواهد یافت.

 

1.تصمیم بگیرید که چقدر سریع می خواهید پیام تان را ارسال کنید.

اگر شما این تصمیم اولیه را بگیرید.این تصمیم شما را به بهترین کانال ارتباطی هدایت می کند.

برای مثال،اگر شما می خواهید پیامی را به سرعت ارسال کنید و به سرعت هم پاسخ دریافت کنید.شما باید از ارتباط رو در رو استفاده کنید مانند گفتگوی اسکایپی.

اگر شما می خواهید شخص پیغام شما را به سرعت دریافت کند و این امکان برای شما وجود دارد که برای پاسخ آن ها صبر کنید. شما می توانید یک ایمیل،پیام متنی یا یک یادداشت بنویسید. در این مورد، نوع ارتباطی که شما انتخاب می کنید به طولانی و پیچیده بودن پیغام شما بستگی دارد.

اگر شما نیاز به ارسال اطلاعات اداری به نمایندگی از شرکت تان دارید شما به احتمال زیاد یک نامه رسمی می نویسید.

اگر مافوق شما از شما درخواست کرده است که اطلاعات عینی از یک موقعیت در اختیارش قرار دهید شما می توانید یک گزارش بنویسید.

هر آنچه که شما انتخاب می کنید که بنویسید نیازمند ذهن باز و در نظر گرفتن جوانب کار یعنی داشتن تصویر بزرگی از کار است. پیام شما چه تاثیری خواهد داشت؟ شاید شما احساس می کنید که ایمیلی بنویسید که از موقعیت مورد نظر شکایت کنید. یا شاید شما می نویسید که با یک موقعیت استرس زا مقابله کنید و دکمه ارسال را همان لحظه می زنید که این فشار را کاهش دهید. گاهی اوقات بهترین روش این است که صبر کنید و درباره محتوا و نحوه نوشتن  فکر کنید به جای این که پیا م تان را بفرستید و خیلی زود احساس پشیمانی کنید.چند دقیقه فکر کردن، صرفه جویی بیشتری در زمان در آینده خواهد داشت.

2.رویکرد و روش تان را برنامه ریزی کنید.

هنگامی که شما چیزی را که قصد نوشتن آن را دارید انتخاب کرده اید. روی برنامه ریزی آن تمرکز کنید. فقط شروع به نوشتن نکنید. در ابتدا چند دقیقه نوشتن تان را برنامه ریزی کنید. ممکن است فکر کنید برنامه ریزی زمان بر است. اما در واقع این زمان زیادی از شما را ذخیره خواهد کرد.چگونه؟ زمانی که شما در حال نوشتن هستید شما به راحتی می توانید چیزهای کوچک را تغییر دهید و اشتباهات کوچک را تصحیح کنید. اما شما نمی توانید ساختار کلی پیام تان را به سادگی تغییر دهید. نداشتن برنامه در واقع زمانتان را هدر خواهد داد.

چگونه می توان برنامه ریزی کرد؟

+ موقعیت یا مشکل را برای خودتان تشریح کنید. حتی اگر شما فکر می کنید آن را خیلی خوب می دانید. شما شگفت زده خواهید شد که چقدر این به شما کمک خواهد کرد که موقعیت تان را با وضوح بیشتری ببینید.

+  قبل از این که سوال و ایده ای را برای طرف مقابل تان بنویسید زمینه آن را ایجاد کنید.. برای مثال، شما می خواهید برای یکی از اعضای تیم تان بنویسید و از او درخواست کنید که صبح دیر نکند. شما در ابتدا قبل از این که از شخص بخواهید  به موقع سرکار بیاید  باید موقعیت و تاثیر آن را روی کسب و کارتان را برایش توضیح دهید.

+ تصمیم گیری کنید چه زمانی پاسخ می خواهید و چه قدر این مورد به شما کمک خواهد کرد. دانستن این مورد به شما کمک خواهد کرد که شما ارتباط موثرتری برقرار کنید و پاسخ را با سرعت بیشتری دریافت کنید.

شما ممکن است نیاز داشته باشید که مراحل بالا را با موقعیت خودتان انطباق دهید. رعایت کردن این موارد به شما کمک می کند برنامه ریزی تان را بهتر شروع کنید.

 

3.لحن و میزان رسمیت را انتخاب کنید.

درباره لحن نوشته تان فکر کنید. یا این که چگونه می خواهید با پیام، طرف مقابل تان را مورد خطاب قرار دهید. سعی کنید عکس العمل طرف مقابل تان را حدس بزنید. خودتان را جای طرف مقابل بگذارید. درباره احساس و نحوه ی برخورد طرف مقابل تان هنگامی که ایمیل، نامه یا پیام را دریافت می کند فکر کنید.

اگر احساس تان را دوست داشته باشید به احتمال زیاد شما ایده درستی درباره نوع لحن مورد استفاده تان داشته اید.

لحن عصبانی و غضبناک شخص مقابل تان را از کمک کردن به شما منصرف می کند. سعی کنید به طرف مقابل تان بفهمانید که شما به کمک شان نیاز دارید و شما قدردادن کمک و تلاش آن ها هستید. افرادی که احساس  کنند شما قدردان کارشان هستید بیشتر به شما کمک خواهند کرد تا زمانی که احساس کنند شما چیزی از آن ها می خواهید.

ادب همیشه مهم است رعایت ادب مردم را بیشتر پذیرای پیام شما می کند.

زمانی که شما لحن و ایده کلی را در ورای پیام تان درک کردید شما نیازمند این هستید که درباره سطح رسمیت پیام تان فکر کنید.

Register سطح رسمیت در یک پیام است. شما می توانید از فرم اداری و رسمی((formal Register در نوشتن برای افرادی که نمی شناسید یا مافوق تان هستند استفاده کنید. به هر حال شما بهتر است سبک غیر رسمی و معمولی تری(informal (Register با دوستان نزدیک و همکارانتان داشته باشید.اگر موقعیتی نیاز دارد که شما نه خیلی رسمی نه خیلی غیر رسمی باشید. شما می توانید سبک خنثی(neutral Register) داشته باشید.

نوشتن با یک سبک درست بسیار با اهمیت است. اگر شما در این بخش اشتباه کنید. این اشتباه می تواند افراد را به شدت ناراحت کند. برای مثال، افرادی که باید برای آن ها رسمی تر نوشته شود اگر این مورد رعایت نشود و شما بیش از حد غیر رسمی و راحت بنویسد ممکن است آن ها را به شدت برنجاند. از طرف دیگر،همکارانی که با آن ها راحت تر هستید و اغلب اوقات آن ها را با اسم کوچک صدا می زنید. اگر در ابتدای ایمیلی آن ها را آقا یا خانم عزیز خطاب کنید ممکن است دست و پاچه شوند.

 

4.درباره ساختار نوشته تان فکر کنید.

یک نوشته خوب به خواننده کمک می کند که ایده ها را به شیوه ای سازمان یافته و منطقی دنبال کند. اگر شما یک نامه، ایمیل یا هر نوع نوشته ی دیگری می نویسید. شما نیاز پیدا خواهید کرد که به این نکته یعنی نحوه ساختار بندی نوشته تان فکر کنید. هر پاراگراف باید یک ایده اصلی داشته باشد( main idea). هر زمانی که شما یک ایده اصلی جدید داشته باشید باید یک پاراگراف جدید را آغاز کنید. این ایده اصلی باید به وضوح در یک جمله موضوع (topic sentence) بیان شود که اغلب اولین جمله پاراگراف می باشد.

برای مثال، اگر اولین پاراگراف شما دلیل نوشتن و موقعیتی که درباره آن می نویسید را بیان می کند. جمله موضوع(topic sentence) شما این گونه خواهد بود:

                             “I am writing to ask for clarification about the offer we received from your company.”

بعد از جمله موضوع(topic sentence) شما باید با ایده های حمایت کننده(supporting ideas) و مثال ها ادامه دهید. به عنوان مثال، اجازه دهید بگوییم که پاراگراف شما درباره مزایای استفاده از جعبه پیشنهادات در شرکت تان است. بنابرین جمله موضوع(topic sentence ) این گونه خواهد بود:

Let’s have a look at the benefits of introducing a suggestions box

 

شما می توانید با جزئیات حمایت کننده ای مانند نمونه زیر ادامه دهید:

“First of all, people will feel more confident about presenting their ideas because they can stay anonymous. Secondly, it will be easier for us to centralize suggestions as they are all in one place.”

به منظور این که به خواننده کمک کنید که ایده هایتان را دنبال کند. شما باید در داخل و بین پاراگراف از اتصال دهنده ها استفاده کنید. در اینجا چند نمونه از این اتصال دهنده ها برای موقعیت های مختلف عنوان شده است:

 

در مرحله اول/دوم/سوم Firstly/secondly/thirdly
علاوه براین In addition
علاوه بر این Moreover
علاوه براین Furthermore
به طور خلاصه To sum up

تعیین توالی(sequencing):

 

 

 

 

علت و معلول( cause and effect):

بنابرین therefore
به عنوان یک نتیجه As a consequence
در نتیجه consequently
 به عنوان یک نتیجه As a result
در نتیجه In conclusion

 

مقایسه(comparison):

به طور مشابه similarly
به همین ترتیب likewise
در مقایسه با Compared to

 

تقابل(contrast):

با این حال however
با این حال nevertheless
هنوز هم still
اگرچه although
درحالی که while
ازسوی دیگر On the other hand

5.چندین بار نوشته یتان را غلط گیری و ویرایش کنید.

غلط گیری و ویرایش تفاوت بین نوشته متوسط و خوب است. اشتباهات حس بدی را در خواننده ایجاد می کند و ممکن است خواننده تصور کند که شما خودتان را به زحمت نیانداخته اید و زمان کافی ای را برای نوشتن به آن ها صرف نکرده اید.

به طور حتم برای شما مشکل خواهد بود که روی همه انواع اشتباهات (گرامری، واژگان، تلفظ و نشانه گذاری) تمرکز کنید.

بنابرین شما باید چندین بار نوشته تان را بخوانید و اصلاح کنید. هر بار فقط یک بخش را در نظر بگیرید. به عنوان مثال یک بار تنها از لحاظ گرامری و بار دیگر از لحاظ نشانه گذاری ویرایش کنید. تا به این ترتیب تمام اشتباهاتتان را برطرف کنید.

هنگام غلط گیری و ویرایش، شما ممکن است متوجه اشتباهی شوید که به کل ساختار نوشته تان آسیب وارد کرده است. اگر زمان  کافی دارید باید به مرحله دوم بروید(رویکرد و روش تان را برنامه ریزی کنید) و روی تصویر ذهنی خودتان از کل کار تجدید نظر کنید.

در هنگام غلط گیری شما ممکن است از موارد زیر استفاده کنید:

چک کننده املا(spell checker)

دیکشنری های آنلاین( online dictionaries)

ترجمه گوگل( Google translate)

یا ممکن است از یک گویشور نیتیو بخواهید کارتان را ویرایش کند.

به خاطر داشته باشید که ترجمه گوگل فقط می تواند در رابطه با کلمات انفرادی به شما کمک کند اما در رابطه با جملات و عبارات طولانی تر ممکن است گمراه کننده باشد. بنابرین اگر شما احساس می کنید که نوشته تان ضعیف است و نیاز به غلط گیری دارد می توانید از یک گویشور نیتیو درخواست کمک کنید.

ممکن است تصور کنید تسلط به مهارت رایتینگ زمان زیادی را می طلبد. اما به ما اعتماد کنید.یک رایتینگ ضعیف می تواند به کسب و کارتان لطمه جدی وارد کند.

زمان و منابع خوب را برای نوشتن تان سرمایه گذاری کنید. آن گاه بدون صرف هیچ زمانی به منافع با ارزشی دست پیدا خواهید کرد.

 

تابلو اعلان تخفیفات ویژه بسته ی آموزشی دوره ی شش ماهه ی آموزش زبان انگلیسی 

یادگیری زبان انگلیسی 2

کانال تلگرام سرزمین زبان :
کانال تلگرام آموزش زبان انگلیسی
آموزش زبان انگلیسی در تلگرام

شماره های تماس با تیم مشاوره ای سرزمین زبان :

ساعت تماس از 10 صبح تا 6 عصر

09121035797

02144008685

سرزمین زبان ، سرزمینی به وسعت ایران

ما در سرزمین زبان به یادگیری شما جهت می دهیم

موسسه فرهنگی و آموزشی سرزمین زبان مهرنو با شماره ثبت ٢٢۴۶۵

جهت مشاوره رایگان از طرف سرزمین زبان فرم زیر را پر کنید.

لطفا صبر کنید

 

Related posts

Leave a Reply

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

 دانلود رایگان هفته سرزمین زبان

نکات ضروری گرامر زبان انگلیسی

برای دانلود فرم زیر را تکمیل کنید
دانلود جزوه
close-link